BUSINESS BYTES

Evrak Yığını – ve neden bunu ortadan kaldırmanız gerektiği

  • Yayınlanma Zamanı 1 yıl önce
  • 2 min okuma süresi

En iyi çabalarınıza rağmen, yapmanız gereken idari işlerin listesi kısalmıyor ve bunu yaşayan sadece siz değilsiniz. Kısa bir süre önce Canon Europe adına ICM tarafından yapılan bir araştırma, KOBİ sahipleri için en zaman alıcı işlerin evrak işleri ve bürokrasi olduğunu göstermektedir.

Beş işletme sahibinden biri, zamanının en büyük kısmını idari işlere harcamaktadır. Buna ek olarak, Avrupa genelinde KOBİ ve Küçük ofis/Ev ofis sahiplerinin yüzde 31'i, evrak işleri ile idari işlerin işletmeleri için temel zorluk olduğuna inanmaktadır.

KOBİ sahiplerinin üçte birinden fazlası iş geliştirme faaliyetlerine daha fazla zaman ayırmak istemektedir; işle ilgili karar vericilerin beşte birinin gerçekten en fazla zamanı idari işlere harcadıkları dikkate alınırsa, bu durum şaşırtıcı değildir.

Kısıtlı fonlar ve küçük bir işgücü ile üretkenlik sağlamak zor olabilir; bu, işletme sahiplerinin sürekli olarak sonu gelmeyen bir evrak işi akışı ile uğraşmaları anlamına gelebilir.

Öncelik listesinde alt sıralarda olmasına rağmen, iş idaresine dörtlü bir karar verme süreci ile yaklaşılmalıdır:

1. Durun ve sorunların ve sancılı noktaların farkına varın

2. Alternatifleri araştırın ve değerlendirin

3. Uygun çözümler satın alın ve uygulayın

4. Başarıyı değerlendirin ve diğer sorunları ele alın

Her işletmenin kendi sancılı noktalarını belirlemesi ve en iyi bilgi yönetimi çözümünü seçmesi büyük önem taşımaktadır.

KOBİ - Küçük ofis/Ev ofis işletmelerinin idari zorluklarının yanıtı dış kaynak kullanımında olabilir. BT işlevleri için dış kaynak kullananlar içinde en büyük yüzde herhalde Fransız işletme sahiplerine aittir (yüzde 35) ve sonuç olarak bunların üçte ikisi, BT konusuna doğru miktarda zaman ayırdıklarını düşünmektedir.

İşlerini tek başlarına yönetmeyi tercih eden Küçük ofis/Ev ofisler ile bağımsız tüccarlar için diğer bir çözüm, etkili bir bilgi yönetimi sürecidir. Bu, iş sahiplerine, farklı kanallardan gelen belgeleri ve verileri hareket halindeyken bile dijital hale dönüştürmelerinde ve saklamalarında yardımcı olur.

Aşırı miktardaki idari işler ve evrak işleri gelir getiren işlerden sıklıkla zaman ve kaynak çalmakta ve üretkenliği engellemektedir.

Gelişmiş bir bilgi akışı, işletme sahiplerine ve çalışanlarına, kuruluşlarının en önemli iki konusu üzerine odaklanma olanağı verir: müşteri hizmetleri ve işlerin büyütülmesi. Sonuçta, mutlu bir müşteri, sadık bir müşteri demektir.