BUSINESS BYTES

Süreçler neden bir öncelik olmalıdır ?

  • Yayınlanma Zamanı 3 yıl önce
  • 2 min okuma süresi

Bir dokümanın yeri sorulduğunda tereddüt ediyor ve zor durumda kaldığınızı hissediyor musunuz? Belirli bir klasörü bulamadığınız için bir projeyi tamamlamakta geciktiğiniz oldu mu?

Hepimiz bunları yaşadık. Bu durum, günümüzün ortak çalışmaya dayalı, çalışanların aynı dosyalardan çalıştığı iş yerlerinde yaygın bir sorundur. Çalışanların yaklaşık dörtte üçü, çalıştıkları kuruluşların dosyaların saklanması için merkezi sistemlere sahip olduğunu söylemektedir, yani bu soruna neden olan şeyin altyapı eksikliği olmadığı açıktır.

Aslına bakılırsa bunun nedeni, çalışanların yüzde 41'inin dokümanları hala kişisel bir cihaza kaydetmeleridir. İnsanlar, kendileri için uygun bir süreç bulma eğilimi gösterirler, ancak bu her zaman iş için uygun olan bir süreç değildir. Ayrıca insanlar çoğu kez yaptıklarının sonuçlarının farkında da değildir.

Bu, hiç bir şey yapılamayacağı anlamına gelmez. Bu zorluğun üstesinden gelmek için, CIO'ların standartlaştırılmış süreçleri uygulamaya koymaları gereklidir. Kulağa ne kadar can sıkıcı gelse de, bu işlem CIO'lar için bir öncelik olmalıdır, çünkü kuruluşların yarısından fazlası hala tutarlılığa ve net süreçlere sahip değildir.

Bununla birlikte, sistemlerin uygulamaya konması ne kadar iyi olsa da, çalışanların bunlar hakkında bilgi sahibi olmaması ya da bunlar hakkında yönlendirilmemesi durumunda, bu sistemler gereksiz kalacaktır. Bu da sonuç olarak çalışanların, çalıştıkları kuruluşun dokümanları saklama ve bulup getirme yeteneklerine olan güvenlerini kaybetmelerine ve kuruluşu düzensiz ve verimsiz olarak algılamalarına neden olacaktır. Ayrıca bu durum, çalışanların kendi cihazlarını kullanma nedenlerinin bir parçasıdır. 

Net süreçler bulunmamasından kaynaklanan sıkıntıları çekenler sadece çalışanlar değildir; bunun, kârlılık ve verimlilik üzerinde de doğrudan bir etkisi vardır. Şu anda, oraya buraya kaydedilmiş belgeleri bulmak için günde ortalama 25 dakika harcamaktayız. Bu durum, karşılık geldiği değer dikkate alındığında, endişe vericidir.

Sonuç olarak, çalışanlarının güvenini kazanmak için CIO'ların ellerinden geleni yapmaları gereklidir. CIO'ların, verimliliği arttıracak ve dolayısıyla şirketin sistemlerine duyulan güveni tekrar oluşturulacak şirket geneline yayılmış protokoller tasarlayarak ve uygulamaya koyarak sorumluluk almalarına açık bir ihtiyaç duyulmaktadır. Bu süreçler oluşturulduğunda, kazanılacak fazladan 25 dakikalar ile neler başarılabileceğine şaşıracaksınız.