İş Çözümleri

Therefore

Belge Yönetimi Ne Demektir?

Çalışanlarınız belgelerini nerede saklıyor ve bu belgelerin arasında nasıl arama yapıyorlar?

  • Windows klasör yapısı: Düzenli ve mantıklı bir yapıdır ancak farklı kişilerin kişisel tercihlerine bağlı olarak farklı şekillerde kullanılabilir.
  • E-posta gelen kutusu: genellikle Windows'takinden farklı, başka bir kişiselleştirilebilen klasör yapısı.
  • Dosya dolapları: Bunlar kişisel olarak, tüm şirket veya tüm departman için özellikle hazırlanmış olabilir, ancak öyle olsa bile, yapıları kullanan kişiler veya departmanlara bağlı olarak değişiklik gösterebilir.
  • USB bellekleri: Kişisel yedekleme yapmak veya belgeleri farklı depolama konumlarına aktarmak için kullanılabilir.

Genellikle bu sistemlerin dördü de kullanılabilir, her birinde bilginin bir kısmı bulunabilir, ancak bu bilgi parçalarının hepsi güncel olmayabilir. Sonuç olarak, belgelerinizin izinsiz erişime, belge kaybına, hırsızlığa veya tahribata maruz kalmasına neden olacak bir güvenlik sorunu ortaya çıkar.

Bu sorunun iki ana kaynağı vardır:

  • Hiyerarşik ağaç yapısı. Belge kaydetmek için basit ve mantıklı bir yol olmasına rağmen herkesin farklı işleri ve farklı düşünce yapıları olduğu için her hiyerarşik yapı farklıdır. Sistemler genişleyip birden fazla kişinin bilgilerini barındırmaya başladıklarında bu bir sorun olmaya başlar.
  • Kişiler e-postaları, yerel sürücüleri, ağ sürücüleri veya USB bellekleri gibi her depolama yapısında bir kopya bulunsun diye belgeleri kopyalamaya başlar ve bunun sonunda hangi belgenin en güncel belge olduğunu takip etmek zorlaşır.

Çözüm ise hiyerarşik ağaç yapısından kurtulmak ve sadece şu iki soruyu sormaktır:

  • Belge türü nedir?
  • Bu belgeyi tanımlamak için nasıl etiketlemek istersiniz?

Örneğin bir sözleşme depolamak istiyorsanız, Therefore belge yönetim sistemine kaydetmeden önce doğrudan Çok İşlevli Aygıtlardan birinin ekranından etiketleyebilirsiniz. Benzer bir şekilde belge etiketleme herhangi bir masaüstü uygulaması üzerinden yapılabilir.

Etiketler her türden hiyerarşik yapı ihtiyacını karşılar ve erişim hakkı olan herkes merkezi bir depolama konumundan belgeyi alabileceği için belge kopyalamaya gerek kalmaz. Artık belgeleri depolamak, aramak, dağıtmak ve güvenle saklamak için tek bir yer var.

Temelde bu, Belge Yönetim Sisteminin kolaylıklarından biri ama aynı zamanda da neler yapılabileceğini gösteren bir başlangıç. Bunlara ek olarak:

  • Belge iş akışları
  • E-posta arşivleme
  • Toplu tarama
  • Belge güvenliği
  • Bilgi sistemlerinden otomatik olarak belge çıktısı yakalama
  • Çökmeye karşı güvenli bir ortamda depolama

spacer
					image
Faydalı Linkler
Therefore™ Broşürü
Therefore™ Videosu
İlgili Bilgiler
Neden Therefore™ sistemini seçmelisiniz?
Therefore™ Ölçeklenebilirlik Özelliği
Therefore™ Bileşenleri
Therefore™ Özellikleri
Therefore™ Entegrasyonu
Therefore™ Ana Sayfa
imageRUNNER ADVANCE