Belge Yönetiminde Dijital Dönüşüm

APS Bank, 1910 yılında kurulmuş Malta'nın büyük bankalarından biridir. 1970 yılında özel bir limited şirket olarak hizmete başlayan banka 1990 yılında ticari bankacılık lisansı aldı. Bu tarihten itibaren faaliyetleri oldukça genişleyen banka bugün, Birkirkara'da (Swatar) bulunan modern bir genel müdürlük binasında ve Malta ve Gozo'daki on bir şubede 400'den fazla personeli istihdam ediyor.

Bireysel ve kurumsal bankacılık, varlık yönetimi ve sigorta alanlarının tümünü kapsayan eksiksiz bir hizmet yelpazesi sunan Banka, FEBEA'nın (Avrupa Etik ve Alternatif Banka ve Finansçılar Federasyonu) aktif bir üyesidir.

APS Bank'a güvenli, kapsamlı ve tam entegre çözümler sunarken, iş akışlarını optimize etmek, insan hatalarını azaltmak ve ortadan kaldırmak.

Ele alınması gereken alanlar:
● Tahsilat için çek görüntüleme, indeksleme ve sıralama
● Kaydetme, kurtarma, güvenlik, banka uyumluluğu, denetim dahil olmak üzere dijitalleştirme
● Baskı, e-bankacılık görüntüleme için hesap ekstresi işleme
● Kullanıcılarına kayıt işlemi sırasında iş süreci geri bildirimi sağlamak için işin diğer unsurlarıyla entegre olabilen akıllı tarayıcılar ve çok işlevli yazıcılar

Dijitalleşme, iş ortaklarının uzaktan çalışmaya, dijital iş akışına, verimlilik artışına ve müşterilere katma değer sağlamaya yönelmesiyle birlikte tüm kuruluşlar için önemli bir öncelik haline geldi. Müşterilerin daha yakın etkileşim, daha fazla gizlilik garantisi ve paranın karşılığının daha fazla alınması yönündeki talepleri, iş yapma biçimlerinin yenilenmesini gerektiriyor.

Ülke veya bölge genelinde çok sayıda ofisi olan bir kuruluşta kağıt taşımanın zorlukları çoktur: ağırlık, verimsizlik, maliyet, zaman kaybı, mal kaybı, hasar veya tahrifat riski... Her geçen gün daha fazla gördüğümüz gibi, bir işletmenin başarısı, ürün özellikleri veya fiyatı kadar müşteri deneyimiyle de ilgilidir. Tüketiciler kararsızdır, bir rakip daha verimli olduğunu kanıtlarsa hemen ona yönelirler.

Uyumluluk da gün geçtikçe artan bir endişe kaynağı haline geliyor. Avrupa'da, Genel Veri Koruma Yönetmeliği'nin (GDPR) kabul edilmesiyle birlikte, yasalara aykırı hareket etmeye cüret eden tüm kuruluşlara ağır para cezaları uygulanıyor. Finansal Hizmetler sektöründe, Müşterini Tanı'dan (KYC) Kara Para Aklamayla Mücadele'ye (AML) ve diğerlerine kadar her şeyi düzenleyen ek kurallar ve yönetmelikler bu kurumlar üzerinde büyük bir baskı oluşturuyor.

APS Bank'a yapılan müşteri odaklı teklif, tüm bu sorunları ele almak üzere tasarlandı.

Banka, çeklerin mutabakatını yapmak ve bunları sisteme göndermek için bir işleme sistemine ihtiyaç duyuyordu.

Çözüm 1:
Canon'un yetkili iş ortağı Avantech, çekleri tarayıp işleyebilen ve bunları Banka'nın ERP sistemine gönderebilen özelleştirilmiş bir uygulama önerdi. Daha sonra bu uygulamada yükseltme yapıldı ve uygulama kimlik kartlarını taramak ve imza toplamak için de kullanıldı. Banka, bu uygulama ile birlikte Canon’un DR-C130 ve DR-C230 tarayıcılarını satın alarak tüm şubelerine kurdurdu. Canon ekipmanı, personelin farklı müşteri belgelerini doğrudan şubelerin veznelerinde taramasına olanak tanıyarak arka ofisin idari yükünü önemli ölçüde hafifletti ve operasyonel verimliliği artırdı.

Banka, eskiden kullandığı sistemi, Banka’nın dijital kanallarına daha uyumlu ve verimli bir şekilde entegre olabilen özel bir ekstre yazdırma çözümüyle değiştirmek istedi. Banka böylelikle dijitalleştirme çalışmalarını tek bir platformda birleştirmeyi tercih etti.

Çözüm 2:
Avantech, Canon ile birlikte APS'nin bu ekstreleri oluşturmasını sağlayan özel bir çözüm tasarladı. Bu çözümün bir parçası PlanetPress’i içeriyordu. Bankaya, hem dijital hem de basılı versiyonlar için kısa sürede büyük miktarda aylık ekstre üretme olanağı sağladı. Bu aynı zamanda Banka'ya bu ekstreleri kendi ihtiyaçlarına göre özelleştirme olanağı da sundu.

APS Bank mevcut baskı ekipmanı filosunu değiştirmek ve belgeleri dijitalleştirmek istiyordu.

Çözüm 3:
Avantech, Bankaya belge dijitalleştirmeyi, belge oluşturmayı ve Canon donanımını birleştirerek verimlilik, uyumluluk ve maliyetlerde önemli kazanımlar elde edeceklerini gösterdi. Banka tüm tarayıcılarında, bilgisayarlarında ve çok işlevli cihazlarında aynı Scan2x yakalama çözümüyle çalışarak, bankadaki tüm kullanıcıların belge yakalama özelliğini eğitim almadan kullanabilmesini sağladı. Canon'un filo yönetim araçları, entegre çok işlevli yazıcılarını kullanıma açarken Banka için hızlıca çok sayıda kazanım ortaya çıkardı ve böylelikle iş akışlarında iyileşme, yatırım getirisinde artış ve her cihaza iş mantığı entegrasyonu getirdi. Avantech ayrıca uniFLOW ve TrueMPS çıktı yönetimi çözümlerini önererek Banka'ya güvenli bir belge baskı iş akışı sistemi sunduğu gibi sadece yetkili çalışanların baskı alabilmesini sağladı. Bu çözüm sayesinde Banka, yeni Canon çok işlevli fotokopi makinesi filosunu yönetme becerisi kazandığı gibi sektör, departman ve kullanıcı bazında tüketimi izleyerek filo kullanımına ilişkin raporları anında yayınlama kapasitesine sahip oldu.

uniFLOW çözümü, yoğun baskı gereksinimleri olan kullanıcıların ve departmanların tespit edilmesini sağladı. Renkli baskıyı kimin kullanacağını kontrol etme, taslak ve çift taraflı baskı gibi diğer varsayılan baskı ayarlarını belirleme ve baskı yerine dijitalleştirmeyi özendirme olanağı ile birlikte bu sayede, Banka'nın baskı filosu optimize edildi ve maliyetleri yaklaşık %20 oranında azaldı. Böylelikle baskı israfı azaldı ve en önemlisi veri gizliliği ihlalleri riski sınırlandı.

Avantech, APS Bank'a iş süreçlerini Therefore^TM iş akışlarını kullanarak tasarlama ve yönetme olanağı sunmak için Therefore^TM DMS'yi önerdi. Therefore^TM DMS Banka'ya sadece yetkili kullanıcıların belgelere erişebildiği, yönetilen ve yedeklenen tek bir belge havuzuna sahip olma imkanı da verdi. Tüm belge ve kullanıcı etkinlikleri de denetlenebiliyordu. Her bir belgenin kullanım süresinin dolmasını sağlamak ve aynı zamanda GDPR gerekliliklerini karşılamak için saklama politikaları da uygulamaya konuldu. Scan2x Intelligent Capture uygulaması, Therefore^TM DMS'ye her belgenin tutarlı bir şekilde taranmasını, indekslenmesini, güvenli ve kontrollü bir şekilde arşivlenmesini sağladı. Scan2x sayesinde Banka, veri tabanı veya webservis sorguları aracılığıyla İş Kolu uygulamalarını kontrol ederken farklı veri kaynaklarından meta verilerin çıkarılmasını otomatikleştirdi. Tüm bu işlemler belge taranırken gerçek zamanlı olarak gerçekleşiyor ve kullanıcıya doğrudan cihaz kontrol panelinde uyarı gönderiliyordu. Avantech ayrıca Bankayı ek tarayıcı satın almak zorunda bırakmamak için tüm fotokopi makinelerinin Scan2x yerleşik olarak çalışmasını önerdi.

Scan2x ayrıca APS Bank'a gelen kimlik belgelerini ve pasaportları doğrulayarak, müşteri şubeden ayrılmadan önce kullanıcıyı süresi dolmuş bir belge konusunda uyarıyor ve Banka'ya uyumluluğu sağlamak için ekstra işlevsellik kazandırıyordu. APS Bank, belge yönetimi ve çıktı yönetimi sistemlerini kullanarak, GDPR uyumluluğunu, belge güvenliğini, maliyet takibini ve kontrolünü, belgelere erişimi ve takibi kolaylaştırdığı gibi BT personeli üzerindeki idari yükü hafifletti.

Avantech, bankanın tamamen dijitalleştirilmesi için çok aşamalı bir plan oluşturdu. İlk aşamada tüm aktif dosyalar merkezi bir tarama departmanından dijital ortama aktarılarak Banka'nın tüm şubelerinin kullanımına sunuldu. Daha sonra fiziksel dosyalar güvenli bir şekilde arşivlendi ve Therefore^TM işlevselliği kullanılarak saklama politikaları uygulandı.

Dijitalleştirme projesinin ikinci aşamasında, çok işlevli yazıcı ve ağ tarayıcı cihazlarında Scan2x kullanarak tüm müşteri belgeleri kaynağında tarandı ve Therefore™ DMS'ye kaydedildi. Bu, tüm personelin bu geliştirilmiş belge yakalama ve depolama işlevine anında erişmesini sağladı.

Avantech, Canon'un Malta'daki uzun süreli Platin İş Ortağıdır. Şirketin donanım bölümü Canon ürünlerinin tamamını pazara sunmak için çalışırken, yazılım bölümü finansal hizmetlerde kullanılmak üzere çeşitli uygulamalar geliştirmektedir. Avantech aynı zamanda işletmelerin günlük belgelerini dijitalleştirme yöntemlerinde devrim yaratan bir belge yakalama sistemi olan Scan2x'in de yazarıdır.

Avantech, APS Bank'ta belge yakalama, üretim ve yönetim sistemlerinde devrim yaratmak için Canon ile birlikte çalıştı ve APS'nin ihtiyaçları için mükemmel şekilde uyarlanmış bir çözüm oluşturmak üzere birkaç Canon ürününü kullandı.

Danışmanlık ve yazılım geliştirme şirketi olarak Avantech, bu bileşenleri kendi danışmanlık, entegrasyon ve proje yönetimi deneyimleriyle birlikte uygulayarak bankanın tüm birimlerinde uygulanan benzersiz bir teklif oluşturdu.

Bunlar şunlardı:
● Scan2x - kullanımı kolay, yapılandırması kolay ve 3. taraf uygulama yazılımlarıyla entegre olabilecek şekilde tasarlanmış akıllı bir belge yakalama çözümüdür. Scan2x ile şirketin tüm kullanıcıları belgeleri güvenli, basit ve tutarlı bir şekilde yakalayabilir, işleyebilir ve saklayabilir. Her belge taraması denetlenir ve iş kolu uygulamalarına entegrasyonlar, veri yakalamayı hiç olmadığı kadar kolaylaştırır.
● Therefore^TM DMS - Bankanın birçok yazılım uygulamasıyla sorunsuz bir şekilde entegre olabilen komple ve kapsamlı bir belge yönetimi ve iş akışı aracıdır ve kullanıcılara görevleri için gerekli belgelere eşzamanlı, anında ve güvenli erişim sağlar.
● PlanetPress Connect - 3. taraf sistemlerden (örneğin temel bankacılık sistemi) dijital çıktıları kabul eden ve her müşterinin tercihlerine bağlı olarak müşteriye yönelik ekstreleri dinamik olarak baskı, e-posta veya e-bankacılık görüntüleme formatında bağımsız olarak üreten bir belge çıktı yönetim sistemidir.
● Canon Tarayıcı ve Çok İşlevli Yazıcı Donanımı, sağlamlığı dünya çapında kanıtlanmış sistemlerdir. Canon'un donanımı teknolojik olarak ileri seviyede, verimli ve çevre dostudur.