Verilerde boğulma: Finans ekiplerinin bilgi yönetimini yeniden düşünmesi için haklı sebepler

Dijital dönüşüm pek çok iş alanını yeniden şekillendirirken finans operasyonları, özellikle de AP, çoğu zaman geride kalıyor. Manuel veri girişi, bölünmüş onay süreçleri ve zayıf sistem entegrasyonu önemli sorunlar arasında olmaya devam ediyor. Finans liderleri otomasyonun faydalarını kabul etse de uygulamada tutarsızlıklar yaşanabilmekte ve birçok ekip iş akışlarını yalnızca kısmen otomatize edebilmektedir.

En son Ticari Borçlar Otomasyon Trendleri Raporu, çoğu işletmenin otomasyona ihtiyaç duyduğunun farkında olmasına rağmen, %74'ünün hâlâ yalnızca kısmen otomatize edilmiş AP süreçleriyle faaliyet gösterdiğini ortaya koyuyor. Bunun değişmesi gerekiyor. Çalışma saatlerinin büyük bir kısmını yönetim işlerine ayırmak finans ekibinin motivasyonunu düşürebilir. Finans liderlerinin, departmanın yalnızca bir maliyet merkezi olmadığını, aynı zamanda işletmenin en üst düzeylerinde akıllı planlama, strateji ve veriye dayalı karar alma süreçlerinde hayati önem taşıdığını göstermeleri gerekir.

AP ekiplerinin beşte birinden fazlası fatura işleme konusunda aylarca geride kalıyor. Bu son derede önemli bir konu, çünkü günümüzün değişken iş ortamında, işletmenin ne kadar borcu olduğunu ve bu borcun ne zaman ödenmesi gerektiğini bilmek finansal esnekliğin temelini oluşturuyor. Belirsizliğin hakim olduğu dönemlerde nakit akışı görünürlüğü düşük olan işletmeler piyasa değişikliklerine tepki veremeyebilir ve uygun koşullarda krediye erişimde zorluk çekebilir.

Finans liderleri, dijital sistemlere öncelik veren bir finans departmanına geçişin daha güçlü uyumluluk ve daha düşük maliyetler gibi geniş kapsamlı stratejik faydalarını görecek ve aynı zamanda yüksek nitelikli finans profesyonellerini manuel veri girişi görevleri yerine daha yüksek değerli uzun vadeli planlama üzerinde çalışmaya teşvik edeceklerdir.

Finans operasyonlarını manuel olarak yönetmeye devam eden işletmeler için verimsizlikler her aşamada ortaya çıkar. Faturalar, bazıları dijital, bazıları hâlâ basılı olmak üzere birden fazla formatta gelir ve işleme öncesinde manuel veri girişi gerektirir. Onaylama iş akışları genellikle yavaş ve bölünmüş süreçler olarak işler ve dolayısıyla gecikmelere, ödemelerin kaçırılmasına ve tedarikçi ilişkilerinde sorunlara yol açar. Üstelik bu zorluklar genellikle buz dağının yalnızca görünen kısmını oluşturur.

AP Trend Raporuna göre, faturaların %60'ı hâlâ ERP veya muhasebe sistemlerine manuel olarak giriliyor ve AP profesyonellerinin %52'si faturaları işlemek için haftada on saatten fazla zaman harcıyor. Bu verimsizlikler zaman kaybına ve finans ekipleri için ciddi strese yol açıyor. Katılımcıların %64'ü, en büyük zorluk olarak kötü süreçlere işaret ediyor.

Uyumluluk konusu da giderek daha karmaşık hâle geliyor. Bazı araştırmalara göre Müşterini Tanı (KYC) ve Müşteri Yaşam Döngüsü Yönetimi (CLM) ile ilgili alanlarda kesilen idari para cezaları son yıllarda %53 oranında artış gösterdi. Sürekli değişen düzenlemelere yönelik sistemli bilgiler ve finansal yönetim süreçleri olmadan, işletmeler kendilerini gereksiz finans ve itibar risklerine maruz bırakır.

Öte yandan finans departmanında modern teknolojileri benimseyen kuruluşlar gelişmektedir. Ardent Partners'ın araştırması, sınıfının en iyisi AP otomasyonunun fatura işleme maliyetlerinde %79,5 tasarruf sağladığını ve ortalama performans gösterenlere göre AP iş akışlarını yönetmek için üçte bir daha az çalışan gerektirdiğini ortaya koyuyor.

Finans liderleri sıkıntı yaratan noktaları iyi bilir. Ancak bunların üstesinden gelmek için kademeli sistem ve süreç iyileştirmelerinden daha fazlasına ihtiyaç vardır. Finansal bilgilerin yönetimi, işlenmesi ve bu bilgilere erişim konularında köklü bir değişim gerekir. Kısacası, daha akıllı bilgi yönetimi gerektirir.

Bilgi yönetimine yaklaşımlarını modernleştiren kuruluşlar, dönüştürücü faydalar sağlayabilir. Peki bu nasıl uygulanabilir?

İşletmelerin finansal iş akışlarını dijitalleştirmesi, fatura onaylarını otomatize etmesi ve finansal belgeleri merkezileştirmesi gerekir. Bu sayede daha fazla kontrole sahip olurlar, maliyetleri düşürürler ve finans ekiplerini daha yüksek değerli görevlere odaklanabilmeleri için rutin süreçlerden kurtarırlar.

En dikkat çekici etkilerden biri fatura işleme hızıdır. Ardent araştırması, ticari borç süreçlerini otomatize eden şirketlerin faturaları %81 daha hızlı işleme aldığını ve yüksek performans gösteren finans departmanlarının ortalama fatura döngü süresini 10 günden 3 güne indirdiğini gösteriyor.

Operasyonel verimliliğin yanı sıra, sistemli bir bilgi yönetimi yaklaşımı da finansal doğruluğu ve görünürlüğü artırır. AP Otomasyon Trendleri araştırması, tamamen dijitalleştirilmiş ticari borç iş akışlarına sahip kuruluşların işlem hatalarını %73 oranında azalttığını ve finansal raporlama doğruluğunda %40 oranında iyileşme yaşadığını ortaya koydu. Bu doğruluk ve şeffaflık düzeyi, finans liderlerinin veri odaklı kararlar almasına, işletme sermayesini optimize etmesine ve finansal kontrolü güçlendirmesine olanak tanır.

Birçok finans ekibi için tamamen dijitalleştirilmiş ve otomatize edilmiş bir finansal iş akışına geçiş göz korkutucu bir zorluk gibi görünebilir. Manuel süreçlerden ve eski sistemlerden uzaklaşmak için doğru teknolojiyi seçmek yeterli değildir. İşletme hedeflerine uygun, riski azaltan ve sorunsuz bir geçiş süreci sağlayan sistemli ve aşamalı bir yaklaşım gerekir.

Dijital olarak olgun bir finans işlevine geçiş bir anda gerçekleşmez. Yine de finans ekipleri adım adım yol haritasını izleyerek aksaklıkları azaltabilir, yatırım getirisine ivme kazandırabilir ve uzun vadeli başarı için bir temel oluşturabilir.

• 1. Adım: Finans ve ticari borç alanlarındaki verimsiz noktaları belirleme
İşletmeler, teknolojiyi uygulamadan önce mevcut iş akışlarını ve faaliyetlerini denetlemeli, yavaş onaylama süreçleri, manuel veri girişi ve finansal işlerin görünürlüğünün zayıf olması gibi verimsiz noktaları belirlemelidir.

• 2. Adım: Doğru çözümleri ve sağlayıcıları seçme
Kuruluşlar, kurumsal zorluklarına en iyi şekilde hitap eden çözümlere ve sağlayıcılara öncelik vermelidir. Fatura işleme, sözleşme yönetimi otomasyonu ve dijital posta odası çözümleri gibi alanlar yaygın başlangıç noktalarıdır. Bu alanlarda deneyimi olan çözüm sağlayıcılar, yalnızca temel finans süreçlerini otomatize etmekle kalmayıp işletme genelinde finansal verilere gerçek zamanlı erişim sağlamak için ERP ve finansal sistemlerle entegrasyon da sunabilir.

• 3. Adım: Aşamalı olarak uygulama
En başarılı dijital dönüşümler genellikle yüksek etkili alanlara öncelik vererek başlar. Birçok işletme, dönüşüme fatura kaydetme ve onaylama iş akışlarını otomatize ederek başlar ve ardından diğer alanlara geçer. Bu aşamalı yaklaşım, sorunsuz bir geçiş süreci ve hızlı yatırım getirisi sağlar.

• 4. Adım: Ekipleri eğitme ve değişim yönetimini yönlendirme
Finans otomasyonunun etki düzeyi, otomasyonu kullanan ekiplere bağlıdır. Association for Intelligent Information Management (AIIM), sistemli eğitim ve değişim yönetimine yatırım yapan işletmelerin sisteme geçiş sürecinde %25 daha yüksek başarı oranı yakaladığını belirtiyor. Sonuç olarak, finans ekiplerinin dijital iş akışlarını tam olarak anlamasını ve benimsemesini sağlamak uzun vadeli başarı için kritik önem taşıyor.

• 5. Adım: İzleme, optimize etme ve ölçeklendirme
Finans ekipleri, gerçek zamanlı analiz tablolarından yararlanarak fatura döngüsü süreleri, hata düzeltme ve uyumluluk seviyelerindeki gelişmeleri takip edebilir. Bu performans verileri, iş akışlarının daha da gelişmesine yardımcı olarak zaman içinde sürekli süreç iyileştirmeleri sağlar.

Finans ekipleri için daha akıllı bilgi yönetimine geçiş yalnızca verimlilikle ilgili değil; aynı zamanda dayanıklılık, kontrol ve giderek daha da karmaşık hale gelen finansal ortama uyum sağlama yeteneğiyle de ilgilidir. İşletmelerin ölçeklendirme sürecinde manuel iş akışlarının, dağınık finansal kayıtların ve uyumluluk risklerinin ortadan kaldırılması gerekir.

Finans ekibine hak ettiği değeri ve önceliği vermenin zamanı geldi. Önemli bir iş kararının alındığı her yerde, ileri görüşlü finans liderleri veri odaklı fikirler ve stratejik öneriler sunacak ve değerlerinin basit bir muhasebe hizmeti sağlamanın çok ötesinde olduğunu göstereceklerdir.