Kağıttan ilerlemeye: Daha akıllı İK bilgi yönetimi stratejik etkiyi nasıl ortaya çıkarabilir?

Ancak bu ileri ivmeyle birlikte, neden İK çalışma yöntemleri buna ayak uyduramadı? Kısacası, neden bu kadar çok İK çalışanı hâlâ 2005 yılındaymış gibi sözleşmeleri fotokopi çekip verileri manuel olarak elektronik tablolara giriyor?

Birçok işletmede işe alım politikalarında ve çalışma yöntemlerinde yaygın olarak görülen değişiklikler İK'yı öne çıkarıp taktiksel bir bölümden stratejik bir önceliğe dönüştürmeyi hızlandırsa da birçok İK departmanı manuel süreçler, yavaş iş akışları ve parçalı sistemler nedeniyle hala zorluklarla karşı karşıya kalmaktadır.

İşyeri teknolojisindeki gelişmelere rağmen İK uzmanlarının %48'i, kendi bilgi yönetimini vasat veya zayıf olarak derecelendiriyor. Birçoğu hala çalışan kayıtlarını, uyumluluk ve performans değerlendirmelerini izlemek için kağıt tabanlı süreçlere, e-posta zincirlerine ve elektronik tablolara güveniyor. Bu verimsizlik zaman kaybına neden olmakta, riski artırmakta ve İK'nın stratejik değer sunma yeteneğini sınırlandırmaktadır.

İK ekiplerinin modern işletmelerde en fazla değeri katabilmesi için görevleri reaktif bir şekilde tamamlamaya zaman harcamaktan iş ihtiyaçlarını öngörmeye doğru bir geçiş yapılması gerekir. Bunun gerçekleşmesi için İK ekiplerinin idari işleri daha verimli ve daha az denetimle halletmek adına gerekli araçlara sahip olması gerekir, böylece kuruluşlarında değişimi yönlendirmek için daha fazla zaman kazanabilirler.

İK süreçleri düzgün çalışmadığında bunun etkisini tüm kuruluş hisseder.

Örneğin, kötü bir işe başlama deneyimi kalıcı bir izlenim bırakabilir. Çalışanların dörtte birinin ilk üç ay içinde hayal kırıklığına uğradığı düşünülürse bunun etkisi ciddi olabilir. Zayıf sistemler potansiyel uyumluluk riskleri de doğurur; kuruluşların %31'i İK veri güvenlik sistemlerinin yetersiz olduğunu kabul etmektedir. Bu verimsizlikler personel değişim hızını artırır, yönetim riskleri oluşturur ve İK'nın stratejik öncelikleri gerçekleştirmesini engeller.

İK ekipleri haftada ortalama beş saat veya daha fazla zamanını idari görevlere ayırmaktadır. Daha büyük kuruluşlar için bu sayı hızla artmaktadır. Etkili dijital sistemlerin yokluğunda İK uzmanları, yetenek stratejisine odaklanmak yerine onay takibi yapmak, uyumluluğu manuel olarak takip etmek ve raporları derlemek için daha fazla zaman harcar.

İK departmanları hassas çalışan bilgilerini ele alır ancak çoğu hâlâ bağlantısı kesilmiş elektronik tablolara, kağıt kayıtlarına veya eski sistemlere güvenir. 2023 yılında AB genelinde GDPR cezaları tek başına 2,1 milyar avroyu aşmıştır. İK'da güvenli, otomatik uyumluluk takibi olmadan kuruluşlar, artan bir yasal riskle karşı karşıya kalmaktadır.

İK ekipleri değerli iş gücü verileriyle çalışır ancak genellikle analizler ve analizlere göre hareket etmek için gerekli araçlara sahip değildir. İK liderleri yönetici liderlik ekipleriyle ilgili daha stratejik bir pozisyon benimsemeye çalıştıkça çalışan eğilimleri, beceri eksiklikleri ve çalışanların ayrılma riskleri hakkında gerçek zamanlı bilgiler edinmek, karar verme sürecini reaktif olmaktan ziyade proaktif hale getirmek adına çok önemli olacaktır.

Önde gelen kuruluşlar, yönetim süresini kısaltan, güvenliği artıran ve veri odaklı analizleri ortaya çıkaran otomatik, dijital sistemlere öncelik veren İK süreçlerine doğru ilerliyor. Bunu yaparken geleneksel İK çalışan yönetiminin çok ötesinde faydalar görüyorlar.

Otomasyon kullanan İK ekipleri yönetici iş yüklerini önemli ölçüde azaltıyor. Örneğin Canon İtalya, şirket içinde dijital bir İK vaka yönetimi sistemi uygulayarak yönetim süresini %15 oranında azaltırken uyumluluk takibini de iyileştirmiştir. Self servis İK portalları gibi işlevler, çalışanların manuel İK müdahalesi olmadan politikalara erişmesine, izin istemesine ve kayıtları güncellemesine olanak tanıyarak sorguları %50'ye kadar azaltır.

Otomatik belge izleme, uyumluluk izleme ve İK bilgilerine güvenli rol tabanlı erişim, uyumluluk ve güvenlik risklerini önemli ölçüde azaltır. Bu alanda önemli ilerlemeler kaydedilmiştir. BT liderlerinin %53'ünden fazlası yetkisiz erişimi önlemek amacıyla İK kayıtlarına otomatik güvenlik önlemleri uygulamaktadır.

İK ekipleri, iş gücü verilerini izlemek için ciro ve katılım trendleri gibi çeşitli yöntemler kullanır. Bu yöntemlerin çoğu, İK çalışanlarının farklı kaynaklardan gelen bilgileri manuel olarak incelemesini ve durum raporlarını bir araya getirmesini içerir. Gerçek zamanlı tablolar bu verilere anında erişim sağlarken İK liderlerinin işe alım ihtiyaçlarını öngörmelerine, iş gücünde azalma risklerini belirlemelerine ve gelecekteki beceri eksikliklerini planlamalarına yardımcı olması için öngörüsel analizlerin kilidini açar.

Her şeyden önce İK, süreçlerle değil insanlarla ilgilenir. Dijital sistemlere öncelik veren bir yaklaşım, çalışanlara bekledikleri sorunsuz dijital deneyimi sunarak işe başlama, performans takibi ve İK hizmeti erişilebilirliğini geliştirir. Canon'un araştırması, İK sistemlerini modernize eden şirketlerin çalışan memnuniyetinde %25 oranında bir artış gördüğünü gösteriyor.

Birçok İK ekibi için bilgi yönetimini dijitalleştirmek çok bunaltıcı olabilir. İyi haber şu ki dönüşümün acı verici olması veya bir gecede gerçekleşmesi gerekmiyor. Yapılandırılmış ve aşamalı bir yaklaşım, hızlı kazançlar sağlarken uzun vadeli dijitalleşmenin temelini oluşturur.

1. Mevcut verimsizlikleri değerlendirin: İK iş akışlarındaki engelleri ve uyumluluk takibini belirleyin.
2. Entegre bir İK Bilgi Sistemi (HRIS) seçin: Sistemin otomasyon, analiz ve güvenli erişim kontrolleri gibi özellikler içerdiğinden emin olun.
3. Çalışan kayıtlarını dijitalleştirin ve merkezileştirin: Daha hızlı erişim ve daha iyi güvenlik için kağıt tabanlı depolama ortamından dijital depolama alanına geçin.
4. Temel İK iş akışlarını otomatikleştirin: Hızlı kazançları görmek için işe başlama, uyumluluk takibi ve performans yönetimi gibi alanlarla başlayın.
5. Uyumluluğu ve güvenliği güçlendirin: Otomatik belge saklama politikaları, denetim günlükleri ve rol tabanlı erişim uygulayın.
6. Eğitim ve değişim yönetimi ile benimseme süreçlerini destekleyin: İK ekiplerinin ve çalışanlarının yeni sistemleri rahatça kullandıklarından emin olun.

İK liderleri, işletmedeki rollerini yeniden tanımlama konusunda benzersiz bir fırsata sahiptir. Artık yönetici olarak görülmeyen bu kişiler; stratejik destekçiler, iş gücü planlayıcıları ve önemli karar mercileri haline geliyor. Ancak bunu yapmak için evrak işlerine değil insanlara odaklanmalarını sağlayan modern, dijital araçlara ihtiyaçları var.

Akıllı bilgi yönetimine geçiş sadece bir verimlilik oyunu değil; aynı zamanda İK'nın çalışma şeklindeki temel bir değişimdir. Modernize olanlar, çalışan deneyimini geliştirecek, uyumluluğu güçlendirecek ve iş başarısını artırmak için gerekli bilgileri edinecektir.

Soru, artık İK bölümünün dijitalleştirilmesi gerekip gerekmediği değil kuruluşunuzun ne kadar hızlı hareket edebildiğidir.