Operasyonlarınızdaki üç gizli engel (ve bunları düzeltmenin yolları)

Operasyon liderleri; kurumsal kaynak planlama (ERP) platformlarına, iş akışı otomasyonuna ve bulut tabanlı araçlara önemli miktarda yatırım yapmış olsalar da çoğu, hâlâ işletmelerini yavaşlatan verimsizlikler, uyumluluk riskleri ve parçalı süreçler gözlemlemektedir.

Çünkü günümüzde operasyon ekiplerinin karşılaştığı zorluk artık iş akışlarını dijitalleştirmek değil, bunları daha geniş bir iş kapsamına entegre ederek verimliliği artırmak, uyumluluğu güçlendirmek ve işletme çevikliğini artırmaktır.

Açıkça görülmektedir ki teknoloji tek başına verimliliği garanti etmez. Birçok iş akışı en azından kısmen manuel kaldığından veriler veri adacıklarında sıkışıp kalmakta, onaylar gecikmekte ve uyumluluk takibi için insan gözetimi gerekmektedir. Bu durumun doğal bir sonucu olarak, PWC araştırmasına göre, operasyon ve tedarik zinciri liderlerinin %69'u teknoloji yatırımlarının beklenen sonuçları sağlamadığını belirtmektedir.

Operasyon liderleri, manuel süreçlerin genellikle gözden kaçırılan üç zorluğuna (aralarında bağlantı olmayan sistemler ve uyumluluk konusunda görünürlüğün olmaması) odaklanarak bilgi engellerinin önünü açabilir ve dijital yatırımlarının tam potansiyelini ortaya çıkarabilir.

Çoğu kâğıt tabanlı süreç ortadan kalkmış olsa da yarı otomatik iş akışlarında, bağlantısı kesilmiş sistemlerde ve uyumluluğun kör noktalarında verimsizlikler devam etmektedir. Bu zorlukların üstesinden gelmek daha fazla teknolojiyi değil, bilgi yönetimine daha akıllıca ve daha bağlantılı bir yaklaşımı gerektirir.

Modern ve dijitalleşmiş ortamlarda yaşamalarına rağmen birçok kişi, hâlâ kritik iş akışları üzerinde giderek daha eski yöntemlerle çalışmak durumunda kalmaktadır. Fatura onayları, uyumluluk raporlaması ve posta odası yönetimi gibi süreçler sıklıkla gereksiz manuel veri girişi, e-posta zincirleri ve bağlantısı kesilmiş elektronik tabloları içerir.

Ticari Borçların işlenmesi, bunun başlıca örneklerindendir. Çok sayıda ticari borçlar ekibi hâlâ e-posta tabanlı fatura onaylarına ve manuel veri girişine bel bağlamakta, bu da birçok gecikmeye ve maliyetli hatalara yol açmaktadır. Buna karşılık, doğru şekilde otomatikleştirilmiş fatura kaydetme, doğrulama ve onay süreçleri nakit akışını hızlandırır, doğruluğu artırır ve finans ekiplerinin daha stratejik işlere vakit ayırabilmesini sağlar.

Bağlantısı kesilmiş veya izole olmuş sistemler operasyonları önemli ölçüde yavaşlatır. Sistemler sorunsuz bir şekilde entegre olmadığında çalışanların ERP, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), finans ve belge yönetimi platformları arasında verileri manuel olarak aktarması gerekir. Bu da hatalara, engellere ve hatta daha fazla zaman kaybına yol açar.

Sözleşme yönetimi süreci klasik bir örnektir. Birçok işletme hâlâ sözleşmelerini yönetmek için e-posta ve elektronik tablolara güvenmekte; bu da onay takibini, sürüm kontrollerini ve uyumluluk uygulamalarını zorlaştırmaktadır. Taslak hazırlamadan onay ve yürütmeye kadar olan sözleşme iş akışlarının otomatikleştirilmesi, sürecin tam olarak görünür olmasını, daha hızlı tamamlanmasını ve uyumluluğun sürekli şekilde takip edilmesini sağlar.

Düzenleyici talepler giderek artıyor olsa da birçok kuruluş belge güvenliği, bilgi yönetişimi ve yönetmeliklere genel uyum risklerine ilişkin görünürlükten yoksundur. Örneğin, işletmelerin %53'ü otomatik belge erişim haklarına sahip olmadığından daha fazla idari para cezasına ve olumsuz halkla ilişkiler sorunlarına maruz kalmaktadır.

Bu zorlukların üstesinden gelmek için basit bir çözüm olan dijital posta odası, gelen belgeleri otomatik olarak alıp yönlendirerek uyumluluğu basitleştirmeye yardımcı olur. Bu belgelerin e-posta, taranmış kağıt veya dijital formlarla ulaşması önemli değildir. Dijital posta odası, tüm iş belgelerinin doğru kişiye veya ekibe anında ulaşmasını sağlar ve hassas bilgilerin yanlış ellere geçmesi riski söz konusu değildir.

Bilgi yönetiminin geliştirilmesi, kuruluş genelinde dayanıklılığı, çevikliği ve maliyet etkinliğini artırarak birçok fayda sağlar. Ancak, önceki bölümde açıklandığı üzere, dijital süreçlere ve iş akışlarına geçiş yapan işletmeler bile sıklıkla tamamlanmamış otomasyon, veri adacıkları ve güvenlik açıkları ile mücadele etmektedir. Operasyon ekipleri dijital yatırımlarının fırsatlarını nasıl değerlendirebilir?

Temel iş akışlarındaki manuel müdahalelerin azaltılması, ana iş süreçlerinin verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. Canon araştırmasına göre, etkili otomasyon, işleme sürelerini %50'ye kadar azaltabilir ve böylece ekipler tasarruf edilen bu süreyi tekrarlayan görevler yerine stratejik iyileştirmeler için kullanabilir.

ERP, CRM ve Belge Yönetimi gibi iş sistemleri arasındaki bilgi iş akışlarını birbirine bağlamak, olası engelleri ortadan kaldırır ve daha hızlı, veriye dayalı kararlar alınmasını sağlar. Uçtan uca otomasyonu uygulayan şirketlerin, otomasyona sahip olmayan muadillerine göre rekabet avantajı elde etme olasılıkları %75 daha yüksektir.

Daha akıllı bilgi yönetiminin merkezî bir rol oynadığı bir diğer alan ise uyumluluktur. IT ekiplerinin yalnızca %51'i belge saklama politikalarının tamamen otomatikleştirildiğini bildirmektedir ve bu da, elbette uyumluluk kurallarının ihlal edilme riskini artırmakla kalmaz, aynı zamanda ekiplerin bu süreci manuel olarak yönetmesi nedeniyle çok büyük bir iş yükü yaratır. Bir şirket, işletme genelinde bilgi yönetimi uygulayarak anında belge güvenliğini güçlendirir, uyumluluğu basitleştirir ve yasal risklere maruz kalma olasılığını azaltır.

Sonuç mu? Araştırma, bilgi iş akışlarını optimize eden işletmelerin operasyonel maliyetlerini %30'a kadar düşürebileceğini göstermektedir. Her işletme yalnızca belge işleme süresini optimize ederek, manuel aktarımları ortadan kaldırarak ve uyumluluk kontrollerini otomatikleştirerek bir yandan maliyetleri azaltırken öte yandan üretkenliği artırabilir.

Dijital optimizasyon göz korkutucu bir durum gibi görünebilir ancak gerçekte yalnızca bir dizi basit adımdan ibarettir:

1. Operasyonları yavaşlatan engelleri ve manuel müdahaleleri belirlemek için mevcut iş akışlarını değerlendirin.
2. Bilgiyi ERP, CRM ve uyumluluk sistemleri genelinde entegre ederek bilgi adacıklarını ortadan kaldırın.
3. Fatura onayları, sözleşme yönetimi ve dijital posta odası üzerinden anında belge yönlendirme gibi yüksek etkili süreçleri otomatikleştirin.
4. Otomatik saklama politikaları, erişim kontrolleri ve şirket genelinde yönetişim uygulamalarını hayata geçirerek güvenliği ve uyumluluğu geliştirin.
5. Bilgi yönetimi çözümlerini etkili bir şekilde entegre etmeyi bilen uzmanlarla iş birliği yapın.

Operasyonlarda dijital dönüşümün bir sonraki aşaması, daha da fazla teknolojinin benimsenmesiyle ilgili değildir. Bunun yerine, teknolojinin daha akıllı çalışmasını sağlamamız gerekir. Verimlilik açığını kapatabilen, yani sistemlerini akıllıca entegre ederek otomasyonu hayata geçiren ve verinin işletme genelinde kesintisiz akışını sağlayan şirketler; hız, maliyet tasarrufu ve operasyonel dayanıklılık açısından önemli bir avantaj elde edecektir.

Önemli olan, temel iş akışlarını otomatikleştirmek için fırsatları belirlemek, işletme genelindeki farklı IT sistemlerini birbirine bağlamak ve manuel uyumluluğa olan bağımlılığı azaltmaktır. Ancak o zaman işletmeler resmin bütününü görebilecek ve dijital dönüşümlerinden en yüksek verimi almaya başlayacaktır.

Etkili bilgi yönetimi yalnızca görkemli bir tutku değil, her kuruluşun dikkat etmesi gereken stratejik bir varlıktır. Ölçülebilir iş etkisi yaratır. Dijital posta odaları, sözleşme yönetimi ve ticari borçlar otomasyonu gibi doğru çözümler sayesinde kuruluşlar, artık parçalanmış iş akışlarının ötesine geçerek geleceğin operasyonel modelini inşa etmeye başlayabilir.