Bilgi neden her kuruluşun can damarıdır ve bilgiden en iyi şekilde nasıl yararlanılır?

Özellikle de pandemi sonrası yaygınlaşan dijitalleşme sürecinin etkisiyle kuruluşlarda veri toplama her geçen gün daha yaygın hale geliyor. Ancak çoğu zaman bu, potansiyelinden tam olarak yararlanılmamış bir değeri temsil eder. Kuruluşlar, veri toplamanın ve toplanan verilerden içgörüler üretmenin gerekli olduğunun farkında. Ancak genellikle ellerindeki veri hazinesini etkili bir şekilde yönetmek ve analiz etmek için yeterli sistemlere sahip değiller.

Bu noktada, BT liderlerinin doğru soruları sorması kritik önem taşıyor. Veriler nasıl toplanıyor? Veriler nasıl analiz ediliyor? Veriler daha iyi kararlar almak için etkili bir şekilde kullanılıyor mu?

Ancak bunlardan önce, köklü bir bakış açısı değişikliği gerekiyor. Bugüne kadar kuruluşlar, bilgi yönetimi sistemlerini genellikle uyumluluk ve güvenlik endişeleri nedeniyle benimsedi. Ancak bu tepkisel yaklaşım, BT ekiplerini sürekli geriden gelmeye mahkum ediyor.

Yapay zeka gibi yeni ortaya çıkan teknolojiler yaygınlaştıkça ve kuruluşların daha büyük ve daha karmaşık veri kümelerini ele almasıyla bilginin rolü değişiyor.

BT liderleri ve diğer ilgili kişiler, bilgi yönetimine yatırım yapmanın yalnızca bir zorunluluk olmadığını, aynı zamanda kuruluş genelinde gizli değerleri açığa çıkarabileceğini ve süreçleri daha hızlı, daha güvenli ve çalışanlar için daha tatmin edici hale getirebileceğini giderek daha fazla fark ediyor.

Başarılı bir bilgi yönetimi stratejisi, kuruluş genelinde bilgi akışlarını optimize etmekle başlar. Bu stratejinin nasıl bir yol izleyeceği, kuruluşun karar alıcılarının ne kadar ileri gitmek istediğine bağlıdır.

Bilginin kuruluşunuz içerisinde nasıl aktığını anlamak, uyumluluk yükümlülüklerine uygun veri yönetiminin önemli bir parçasıdır. Sağlık ve finans gibi sıkı düzenlemelere tabi sektörler, bilgi yönetimi çözümlerini kapsamlı bir şekilde uygulamıştır. Bu sektörlerin, hasta kayıtları ve kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler gibi büyük miktarda hassas veriyi yönetmesi ve bilgi yönetimini iyileştirmeye daha fazla odaklanması gerekmektedir.

Bu sektörler otomasyon konusunda öncü olsa da uyumluluğu güçlendirmeye bu kadar fazla odaklanmak, bazı kuruluşların ellerindeki verinin gerçek potansiyelini değerlendirme fırsatını kaçırmasına neden oldu.

Güvenlik ve uyumluluk önceliği, bilgi yönetiminin kapsamını daralttı ve birçok kuruluşun dijital olgunluk seviyesini gereğinden fazla yüksek görmesine yol açtı.

Canon'un araştırmalarına göre işletmeler dijitalleşme konusunda ilerleme kaydediyor. Şirketlerin %94'ü otomasyonun bir türünü uyguladığını belirtiyor. Bilgi güvenliği ve dijital süreçler konusunda ise BT karar vericilerinin %78'i kuruluşlarının zaten olgun¹ bir seviyede olduğunu düşünüyor.

Algılanan bu olgunluğa rağmen BT karar vericilerinin yalnızca %53'ü otomasyon yolculuklarında "ilk adımları" atabilmiş durumda ve en sık bildirilen² yetenek otomatik erişim hakları.

Bu durum, otomasyon süreçlerinin şimdiye kadar ne kadar yüzeysel bir şekilde uygulandığını gösteriyor. Peki BT karar vericileri bu durumu iyileştirmek için hangi adımları atmalı?

Veri, kuruluşların can damarıdır. Verilerin değerinden yararlanmak daha fazla fırsatın kilidini açabilir ve rekabet avantajı sağlayabilir. Ancak bilginin gerçek değeri, hareket halinde olduğunda ortaya çıkar. Kuruluşlar uyumluluk amaçları doğrultusunda bu verileri zaten topladığından BT karar vericileri farklı ekiplerin bilgileri daha verimli bir şekilde paylaşmasına yardımcı olmanın yollarını aramalıdır. Doğru kişiler doğru verilere erişebildiğinde süreçler daha kolay iyileştirilebilir.

Örneğin sağlık sektöründe, hastane kayıtlarındaki verileri kullanarak acil servis akışlarını optimize etmek, darboğazları tespit etmek ve hasta bekleme sürelerini azaltmak mümkün olabilir. Bir adım geri çekilip bilginin işletme içinde nasıl aktığını yeniden değerlendirmek, önemli bir rekabet avantajı yaratabilir.

"Döner sandalye" etkisini hiç duydunuz mu? Bu, iş büyümesini engelleyen bir sorundur çünkü çalışanlar, yalnızca rutin görevleri tamamlamak için birden fazla uygulama ve sistem arasında sürekli geçiş yapmak zorunda kalır. Daha da kötüsü, yapay zeka gibi yeni teknolojilerin uygulanmasını da sekteye uğratabilir. Ancak temel sistemleri birbirine bağlayarak ve birleşik bir bilgi ağı oluşturarak, güçlü bir bilgi yönetimi programı bu tür teknolojilerin benimsenmesini kolaylaştırır ve yüksek kaliteli, erişilebilir veriler sayesinde daha yüksek getiri sağlar.

Kuruluşların bu süreci tek başına üstlenmesi gerekmez. Bilgi yönetimi ve iş süreçleri konusunda deneyimli bir stratejik iş ortağı, en değerli içgörüleri belirlemeye yardımcı olabilir ve bu içgörüleri ortaya çıkarmak için doğru süreçleri kuruluşlarla birlikte tasarlayabilir. Bunun yanı sıra tutarlı bir platform, bilgiyi kurumsal ölçekte daha kolay yönetmeyi ve departmanlar arasındaki kopuklukları gidermeyi sağlar. Motivasyonu yüksek bir liderlik ekibi değişiklikleri hayata geçirebilir ve kapsamlı bir vizyon sağlayabilir.

Bakış açısının değişmesini teşvik edelim. Bilgi yönetimi sadece uyumluluk sağlamakla ilgili değildir. Kuruluşların daha hızlı hareket etmesini sağlamak ve beklenmedik yerlerde değer keşfetmekle ilgilidir. Bu anlayışı benimseyen kuruluşlar, geleceği şekillendiren teknolojilerden en iyi şekilde yararlanmaya hazır olacaktır.